4.4.4 y 4.4.5 Requisito de documentación y control

a) Documentación del sistema de gestión ambiental. El nivel de detalle de la documentación será suficiente para describir los elementos centrales del sistema de gestión ambiental y sus interacciones, y suministrar orientación donde obtener una más detallada información respecto a la operación de partes específicas del sistema de gestión ambiental.
La empresa contará principalmente con la política, objetivos y metas ambientales y la descripción del alcance del sistema de gestión ambiental, estos elementos estarán inmersos dentro del Manual de Gestión Ambiental, el cual se constituye en el documento base de la gestión medio ambiental de la empresa y en él se describirá la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política ambiental.

De igual manera, serán incluidos como parte primordial de la documentación los registros requeridos en la Norma ISO 14001 (de acuerdo con la normatividad de funcionamiento bajo el modelo de la norma ISO 9000) y los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos.

En nuestra empresa del sector de bebidas refrescantes no alcohólicas también es importante incluir planes de manejo de los principales aspectos e impactos ambientales, de acuerdo con los estudios ambientales hechos al interior de la empresa y los resultados arrojados por los registros.

b) Control de documentos. La empresa, mediante el comité de gestión ambiental, elaborará varios procedimientos para mantener los documentos de manera organizada y clara para la implementación del sistema de gestión ambiental. Esto permitirá que la documentación pueda ser localizada, periódicamente revisada y si es necesario actualizada, que las versiones vigentes de los documentos correspondientes estén disponibles en todos los puntos en los que se lleven a cabo operaciones esenciales y que sean claros y legibles, para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión ambiental. No obstante, la tarea fundamental de la empresa estará sobre la implementación efectiva del sistema de gestión ambiental y el desempeño ambiental y el sistema de control de la documentación cumple la función de apoyo.

4.4.6 Control Operacional
En la identificación de aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos ambientales significativos y de acuerdo con nuestra política, objetivos y metas, encontramos que las operaciones que generan los mayores aspectos e impactos ambientales significativos están en el área de producción, específicamente en las actividades de tratamiento de aguas, preparación de jarabes, lavado de envase, carbonatación y mezcla, y los procesos del producto terminado; siendo el recurso hídrico el mas afectado.

Para el cumplimiento de este requisito, se planificarán las actividades de establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con los anteriores aspectos ambientales significativos, para asegurar la existencia de procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que la ausencia podría llevar a desviaciones de la política, objetivos y metas ambientales.

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
Preparación y respuesta ante emergencias. La empresa cuenta y actualizara periódicamente el programa para responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencias, y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos. La empresa revisará y corregirá cuando sea necesario, sus planes de emergencia y procedimientos de respuesta, en particular después de que ocurran averías o situaciones de emergencia, así como comprobará periódicamente tales procedimientos y efectuará ejercicios prácticos mediante simulacros.

En la empresa POSTOBON S.A se tiene la posibilidad de presentación de ciertas amenazas, las cuales necesitan un análisis y preparación para emergencias ocurridas por la materialización de un evento este tipo.

Las amenazas para la empresa se clasifican así:

De origen técnico
· Incendio: teniendo en cuenta el proceso que se desarrolla y la existencia de material comburente (papel, plástico, combustible y químicos principalmente)
· Explosión: se asocia con la planta eléctrica, subestación eléctrica, uso de la caldera, compresores, transformadores, almacenamiento de combustible, área de producción y bomba de gasolina.
· Contaminación súbita con materiales altamente tóxicos: por el manejo de cloro liquido, soda cáustica y amoniaco, principalmente.
· Caída peligrosa de objetos apilados almacenados: principalmente en el área de empaque y producto terminado.

De origen social
Atentados, terrorismo, asaltos, incursión guerrillera

De origen natural
· Movimiento sísmico (terremotos): por estar la planta localizada en una zona de alto riesgo.
· Inundaciones: por estar la planta rodeada por dos quebradas, la víbora y cañaveral.

Cuya probabilidad, factibilidad, grado de control y vulnerabilidad se presentan a continuación:

Acciones de emergencia a nivel general:
· Se debe aislar el área de peligro, mientras que el personal deberá mantenerse contra el viento.
· Se debe mantener a las personas lo más alejadas posibles.
· Todo el personal deberá mantenerse alejado de las áreas bajas.
· Se suspenderán todas las fuentes de ignición.
· Se utilizarán elementos de protección para contrarrestar los diferentes efectos que se produzcan, ya sea por causa de explosión, derrames e incendio, como ropa de protección y el equipo de autocontenido.